今年も確定申告時期が終わりました。
申告後にお客様から、「過去の確定申告の書類がたまってきたので整理したいんですけど、何年分取っておけばいいですか」というご質問をよくいただきます。
結論から申し上げますと7年分です。
さらに詳しくご説明すると、保存が必要なものは帳簿と書類に分類されます。
帳簿は仕訳帳や総勘定元帳、固定資産台帳などです。これらは7年分の保存が必要ですが、一般的には会計ソフトを用いてパソコンで入力されている方が多いと思います。データとして保存する分には場所を取りませんので、保存期間を考慮する方は少ないかもしれません。
一方書類は、損益計算書や貸借対照表などの決算関係書類、領収書や通帳などの現金預金取引等関係書類、請求書や契約書などのその他の書類の3種類に分けられ、その他の書類は5年分、決算関係書類と現金預金取引等関係書類は7年分となっております。
（※上記は青色申告の場合ですが、白色申告の場合であってもほぼこの取扱いに準じた内容となっています。）
書類については請求書や領収書などデータでのやり取りをするケースも増えていますが、個人の方や中小企業ではまだまだ紙でのやり取りが多い印象があります。その保存スペースの確保が悩ましいというのが現状だと思われます。
一部5年保存の書類も含まれますが、その分だけを分割して処分する手間を考えると一括して7年分を保存と覚えておいた方が分かりやすいかもしれません。
ちなみに法人の場合も原則7年分の書類保存が必要であり、青色欠損金が生じた事業年度がある場合には10年分の保存が必要となります。
また紙であってもデータであっても、その保存期間に変わりはありません。
「保存せ７（ほぞんせな）」とダジャレで覚えると忘れないと思います（笑）
